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2011年1月24日 月曜日

英文就業規則・作成のポイント ~その2~

昨日は、外資系企業が本社で使用している就業規則(Employee Handbook)や雇用契約書をそのまま日本の支社や支店で使用すると、かえってトラブルを招くという事例を紹介しました。

これまでに弊社が担当した英文就業規則では、外資系日本法人の人事担当者の方が共通して頭を悩ませている問題があります。

それは就業規則を作成したあとに本社のApproveを得なければならないという問題です。今日はその問題を英文就業規則を作成する段階で、弊社がどのように解決しているかをご説明します。


本社に日本と本国の人事制度との違いを英語で説明致します

本社の国内の労働法と日本の労働法が異なるため、その違いを本社のHR(人事)担当者になかなか説明しきれず理解してもらえないことがあります。

文化や言葉の違いはもちろん、労働基準法の適用、社会保険や労働保険の加入など決めておかなければならないことが多数あります。法律や実際の手続きまで、よくある質問を解決いたします。

弊社で英文就業規則を作成する場合のサポートの流れ
1.日本の人事担当者の方を打ち合わせを行い、第1段階の草案(First draft)を和文で作成。

2.それを英訳し、本社HR責任者に見ていただく(First review)

3.本社のHR担当責任者の方とミーティング(面談、電話会議、テレビ電話会議)を行い、
  労働時間制度や退職に関する事項など、日本と労働法制の異なる部分について英語で説明。
  英文就業規則の中で変更したい箇所についての希望を英語で伺い、訂正した英語バーションを再度作成。

4.上記2と3のプロセスを数回繰り返す。

5.最終的に本社のApproveの下りた英語バージョンを反映した和文就業規則を作成。

6.社員の方に説明会を行う。外国人社員の方がいらっしゃる場合には、英語の説明も行います。

7.労働基準監督署に届け出。



本社からのお問い合わせに英語で対応し、人事ご担当者のご負担を軽減します

就業規則を労働基準監督署に届け出たあとも、社員から質問を受けたり、問題行動のあった社員をどのように処遇するか、など運用上さまざまな問題があります。 

その際にも、本社のHR責任者の方から直接メールや電話で英語のご質問に対応しています。日本の人事担当者の方は、本社からの質問を一度英文和訳して社労士に伝え、今度は社労士から受け取った回答を英訳して本社に伝える必要がありましたが、その必要がなくなり、専門家からの法的なアドバイスを直接受けることが可能になります。

アメリカやヨーロッパ諸国と日本の労働法ギャップに配慮した人事制度の設計や運用フォローに強みを持ち、打ち合わせの段階から納品まで、日本法人の外国人代表者や本社人事部とのコミュニケーションをすべて英語で行うというマーシャルならではのサポートを展開しています。

株式会社マーシャル・コンサルティングでは、英文就業規則の作成・修正に関するご相談を初回無料にて承っております。
無料ですので、お気軽にこちらよりお申込みください。
マーシャルのホームページにて英文就業規則の作成からサポートまでの流れや、ご相談事例を詳しく掲載しております。是非ご一読ください。

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■ 英文就業規則・作成のポイント ~その1~

投稿者 株式会社マーシャル・コンサルティング

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