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ビジネス最前線

2014年10月14日 火曜日

『業務マニュアル』作成・活用のススメ

◆今だからこそ必要な『業務マニュアル』
新入社員の能力低下、社員の退職・人事異動の場面でのノウハウの断絶、効率的な手順が確立されていないことによる社員間の業務成績のバラツキなど、近年、「技術承継」が大きな問題となっています。
このような問題の解決に役立つのが、業務上のノウハウを集約し、マニュアル化した、『業務マニュアル』です。
しかし実際には、そもそも作成されていなかったり、あっても活用されていなかったり、内容の見直しがされていないため現在の職場の方針と合わなくなってしまったりしている――そんな企業も多いようです。
活用できるマニュアルの作成(見直し)が求められています。

◆『業務マニュアル』の目的を明確に
『業務マニュアル』が活用されていないのは、その目的が不明確であり、仕事の成果を高める役割を果たすことができていないからではないでしょうか。
『業務マニュアル』の作成の目的は、一般に次のように言われています。
(1)会社や職場の目的・目標を達成する
(2)情報や知恵を活用する
(3)仕事の効率化、質の向上を図る
(4)顧客サービスの向上を図る
「こうした目的を達成するために求められる内容とは何か」を明確にすることができれば、新しく作成する場合も、既存のマニュアルを活用できる形に見直す場合も、以降の作業が楽に進みます。

◆"使われる"マニュアルにするために
『業務マニュアル』の作成・見直しにあたっては、使用される状況を把握することも大切です。
「いつ」「どこで」「誰が」「どのように」使用するのかを明確にイメージして作成すれば、現場で役立つマニュアルとなります。
そのような観点で、作成・見直しを行ってみましょう。

投稿者 株式会社マーシャル・コンサルティング

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