マイナンバー

2015年7月24日 金曜日

最低限押さえておくべき「マイナンバー対策」のポイント

◆小規模事業者向けの資料が公開
通知カードの送付が10月(中旬~下旬になると言われています)に迫ってきましたが、先日、特定個人情報保護委員会から、小規模事業者向けのマイナンバー関連資料「小規模事業者必見! マイナンバーガイドラインのかんどころ~入社から退職まで~(平成27年4月版)」が公開されました。
以下では、小規模事業者が最低限押さえておくべき、場面(入社、源泉徴収票の作成、退社等)ごとのポイントと留意点をご紹介いたします。

◆マイナンバー制度対応のポイント&留意点
(1)入社
 ・社員からマイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書等)を取得する。
  取得の際は、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」
  「雇用保険届出事務」で利用することを知らせる。
 ・社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カード等で本人確認を行う。
 ・マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管する。
 ・マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットに接続する場合は、
  最新のウィルス対策ソフトを入れておく。
(2)源泉徴収票などの作成
 ・マイナンバーを扱う社員を決めておく。
 ・マイナンバーの記載や書類の提出をしたら、業務日誌等に記録するようにする。
 ・源泉徴収票の控えなど、マイナンバーの記載されている書類を外部の人に見られたり、
  机の上に出しっぱなしにしたりしないようにする。
(3)退職
 ・退職所得の受給に関する申告書等、退職する人からもらう書類にマイナンバーが含まれている。
 ・退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか
  過去の書類を確認することで対応可能。
 ・保存期間が過ぎたもの等、必要がなくなったマイナンバーは廃棄する。
  マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけない。
(4)支払調書の作成
 ・税理士や大家・地主等からマイナンバーを取得する。取得の際は、「支払調書作成事務」等
  で利用することを知らせ、本人確認も忘れずに行う。
 ・気をつけることは、社員のマイナンバーと同じ
 (カギのかかるところに大切に保管、最新のウィルス対策ソフトの導入、
  マイナンバーを使う社員の特定、業務日誌などへの記録、机の上に出しっぱなしにしない、
  必要がなくなったマイナンバーは廃棄)。

◆マーシャルにご相談ください
株式会社マーシャル・コンサルティングでは、マイナンバーに関するご相談を初回無料にて承っております。お困りの事がございましたらお気軽に無料相談をお申込みください。

投稿者 株式会社マーシャル・コンサルティング

 

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