年末調整の意味
所得税は、1月から12月までの1年間の所得を基準として課せられる税金で、12月に支給される給与もしくは賞与の支払いが終わらないと、年間の正確な税金の額は確定しません。
そこで、その年の最終給与または賞与支払後、これまで見込みで納付していた所得税と実際の税額との精算手続きを行ないます。
実務的には年内に最終の給与、賞与支払時にすべて清算してしまうやり方が一般的です。
このように、年末に税額の調整を行なうという意味から、「年末調整」と呼ばれています。
精算が必要な理由
（１）控除対象扶養親族に変動があった
控除対象扶養親族の数は、基本的にその年の最後にいた人を基準とすることになっています。
年の途中で控除対象となる扶養親族に変動があった場合は、本人からの申告により、変動を給与計算に反映させます。
結婚や就職などで年の途中から変動があった場合も、1年を通じて見ると税額が異なってくることになるので調整が必要になるのです。
ただし、その年中に控除対象扶養親族が死亡した場合は、扶養の対象に含めます。
（２）毎月の源泉徴収では控除されないものがある
配偶者特別控除、生命（地震）保険科等の所得控除や、住宅ローン等の控除について、毎月の源泉徴収では考慮されていません。
年末調整の時期
年末調整は、原則としてその年の最後の給与または賞与で行ないます。
したがって、通常は12月に行なうことになります。
その他のイレギュラーな時期に年末調整を行なうケースは、次の通りです。
（１）年の途中で死亡退職した場合
（２）著しい心身の障害のため、年の途中で退職した場合（注1）
（３）12月中に支払期の到来する給与の支払いを受けた後に退職した場合
（４）パートなどで働いている人で、年の途中で退職した場合（注2）
（５）年の途中で非居住者になった書合（注3）
（注1）退職の時期から、その年中に再就職ができないと見込まれる人
（注2）その年中に支払いを受ける給与の総額が103万円以下である人
（その年に他の勤務先から給与の支払いを受けると見込まれる人を除く）
（注3）国内に1年以上住所や居所を有しない人
年末調整の対象者
年末調整は、原則として、会社に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を、
提出している人の全員について行ないます。
「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出した人で、
（１）1年を通じて勤務している人
（２）年の途中で海外から帰国した人
（３）年の途中で就職し、年末まで勤務している人
（４）年の途中で退職した人のうち、
・死亡したことにより退職した人
・著しい心身の障害のために退職した人で、その時期から見てその年中に再就職ができないと見込まれる人
・12月中に支払期がくる給与の支払いを受けた後に退職した人
・パートなどで働いていた人で、今年中に支払いを受ける給与総額が103万円以下である人（上記の注2参照）
（５）年の途中で海外の支店へ転勤したなどの理由により、非居住者となった人
年末調整の対象とならない人
（１）年末調整する人のうち、年間の給与等の総額が2000万円を超えた場合
（２）「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を年末調整までに提出していない人（乙欄適用者）
（３）年の途中で退職した人（上記の(4)にあたらない人）
（４）災害により、その年中の給与所得者に対する源泉所得税の徴収猶予または還付を受けた人
（５）非居住者（上記の(5)以外）
（６）継続して同一の雇用主に雇用されない日雇労働者など（丙欄適用者）
年末調整の対象者から集める資料
年末調整は、毎月の源泉徴収で考慮されていない各種控除や、扶養親族の異動等を反映させる手続きです。
これらの情報は各社員から提出してもらう申告書によって確認します。
12月になってあわてないためにも、早めに各社員に申告書等の提出物を案内し、11月の終わりまでには回収しましょう。
（１）扶養控除等（異動）申告書
毎年1月の給与の支払いまでに提出を受けているものですが、12月までに扶養親族等に変動があった場合は訂正し、提出してもらいます。
（２）基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
生命（地震）保険科控除や配偶者特別控除を受ける場合は提出してもらいます。
（３）保険料控除申告書
（４）住宅借入金等特別控除申告書（対象者のみ）
年末調整での注意点
年末調整での注意点は多岐にわたりますが、短期間で大量の書類を処理しなければならないため、時間的な余裕を持つことや処理誤りをしないことに注意しなければなりません。
従業員の皆さんから回収した書類には不備があったり、添付書類が不足している、ということもよくあります。その場合、従業員に差し戻して、修正するなどしてもらう必要がありますが、そもそも期日に余裕がないと間に合わなくなってしまいます。そうなると、12月の給与の支払などにも影響してきます。そのため、そのようなことを見越して期限を設定しておくことが重要です。
また、処理誤りなどもどうしても生じてしまいますが、そうならないように年末調整業務の実施者に事前に教育研修し、二重チェックの体制を作るなどして、ミスを防止する仕組みを作っておくことが必要です。
まとめ
年末調整は期限があって、従業員の税金に直結するものです。そのため、短期間で大量の書類を正確に処理しなければなりません。年末調整を行う担当者自身が手続きの流れや改正点を事前にしっかりと理解しておきましょう。
また、対象者の理解度が低ければ、書類の記載ミスや記載漏れなどが多く起こることにより、結果的に年末調整を行う担当者の業務が増えてしまうことになります。対象者への事前説明を適切に行うことも年末調整業務を効率的に済ませるためのコツと言えるでしょう。
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